Контроль сотрудников в Битрикс24: отчёты по задачам, просрочки и работа в CRM

Контроль сотрудников в Битрикс24 удобно начинать с трёх вопросов: что уже просрочено, где работа остановилась и какое решение требуется от руководителя. Ответы находятся в задачах, делах CRM и отчётах. Если смотреть на них по отдельности и без единых правил, можно получить много цифр, но так и не понять, кому нужна помощь.

В этой статье разберём порядок ежедневной проверки команды: как найти просроченные задачи, оценить ситуацию по клиентам и составить полезный отчёт по сотрудникам. Покажем, для чего достаточно штатных инструментов и когда удобен общий экран. Примеры условные: это рабочие ситуации для разбора, а не результаты конкретного клиента.

Возможности и названия разделов сверены с официальной справкой Битрикс24 30 сентября 2026 года. Доступность отдельных инструментов зависит от тарифа, версии и прав пользователя.

Иллюстрации сделаны в рабочем интерфейсе Битрикс24. Персональные данные обезличены; адрес портала и названия компаний не публикуются. Числа на снимках показывают, как устроены экраны, и не являются оценкой работы конкретной команды. Каждый снимок можно открыть в полном размере.

Контроль сотрудников в Битрикс24: какие показатели смотреть каждый день

Начните с небольшого набора сигналов, по которым можно принять решение сегодня. Для отдела продаж это обычно сроки поручений, обработка обращений и следующие действия по клиентам. Для проектной команды больший вес будут иметь этапы работ, зависимости и приёмка результата.

Договоритесь с командой, что означает каждый показатель. Например, «необработанное обращение» может означать отсутствие первого ответа в течение согласованного рабочего интервала. Само наличие нового лида этого не доказывает: сотрудник мог уже связаться с клиентом, но ещё не изменить стадию.

Для начала выберите один отдел и одинаковое время проверки. Зафиксируйте правила: какие задачи входят в обзор, кто принимает результат и где сотрудник сообщает о препятствии. Так ежедневный список будет сопоставимым, а люди будут понимать, каких действий от них ожидают.

Как найти и разобрать просроченные задачи в Битрикс24

Откройте задачи команды

В разделе «Задачи и проекты» перейдите к списку и настройте отбор по исполнителю и просрочке. Для обзора подчинённых используйте «Ещё → Руковожу». Если нужны доступные задачи, в которых вы лично не участвуете, проверьте параметр «Показать задачи, в которых я не участвую» в фильтре. Он расширяет выборку в пределах прав, а не открывает все задачи компании. Расположение элементов может отличаться в вашей версии. Официальная инструкция по контролю задач.

Для ежедневного разбора отберите незавершённые задачи с истёкшим крайним сроком. Не ограничивайте выборку датой создания «с начала месяца»: в неё должны попадать и старые поручения, которые до сих пор не выполнены. После отбора откройте несколько карточек и убедитесь, что список соответствует вашей задаче.

Разберите причину, затем меняйте план

По каждой значимой просрочке достаточно пройти пять шагов:

1. Проверить результат. Что именно должно быть готово? Есть ли понятные критерии приёмки?
2. Уточнить препятствие. Не хватает данных, согласования, доступа, времени или решения о приоритете?
3. Оценить последствия. Задерживается ответ клиенту, оплата, работа другого отдела или внутреннее улучшение?
4. Согласовать следующий шаг. Кто и что сделает, к какому сроку, какая помощь нужна?
5. Записать договорённость в задаче. Причина и новый план должны оставаться рядом с работой, чтобы к ним можно было вернуться.

Простое перенесение всех дедлайнов на завтра уменьшит видимую просрочку, но не устранит причины. Меняйте срок после согласования реалистичного плана. Если задача потеряла актуальность, зафиксируйте причину её завершения; не оставляйте её бесконечно висеть в отчёте.

Отдельно разберите результаты на проверке. При включённом контроле после завершения исполнитель передаёт результат постановщику, который принимает работу или возвращает её на доработку. Очередь таких задач может указывать на задержку согласования у руководителя. Разбор работы со сроками и просрочками.

Как читать отчёт по сотрудникам и не сделать неверные выводы

Ежедневный список отвечает на вопрос «что требует внимания сейчас». Отчёт за неделю или месяц нужен для другого: понять, повторяется ли проблема и меняется ли ситуация после принятых решений. Для этих двух задач требуются разные выборки.

Стандартные отчёты доступны по маршруту «Задачи и проекты → Ещё → Отчёты». Среди них есть отчёты по занятости, задачам за месяц и ресурсному учёту. Выберите отчёт под конкретный вопрос и проверьте его фильтры. Данные о затраченном времени полезны только там, где ведётся соответствующий учёт. Состав и настройки описаны в справке по стандартным отчётам.

Разделяйте текущий остаток и результат за период

Открытые просроченные задачи на утро понедельника — это накопленный остаток. Задачи, завершённые с опозданием за неделю — результат за период. Вторая группа уже может отсутствовать в текущем списке просрочек. Поэтому ноль открытых просрочек не доказывает, что за неделю ни один срок не был нарушен.

Если считаете собственную долю нарушенных сроков, подпишите формулу. Например: число задач, завершённых позже согласованного срока за неделю, разделённое на число завершённых за эту неделю задач со сроком. При нулевом знаменателе значение не рассчитывается. Это ваш показатель, который не следует автоматически приравнивать к штатной «Эффективности» Битрикс24.

Заранее решите, какой срок используете: первоначальный или пересогласованный. Если крайние сроки менялись, текущее поле не всегда позволяет восстановить исходную договорённость. Для честного сравнения нужны история или заранее сохранённые значения. Один утренний снимок не заменяет историю выполнения.

Сравнивайте сопоставимую работу

• Количество задач и нагрузка. Пять сложных согласований могут занять больше времени, чем двадцать коротких поручений. Учитывайте содержание работы и зависимости.
• Онлайн-статус и продуктивность. Присутствие в системе не показывает качество результата. Сотрудник может работать с клиентом вне интерфейса CRM.
• Количество звонков и результат общения. Активность полезна в контексте: состоялся ли разговор, получены ли нужные сведения, согласован ли следующий шаг?
• Сумма выигранных сделок и поступления. Закрытая сделка может предусматривать отсрочку или несколько платежей. Оплаты проверяйте по платёжным данным.

Для еженедельной встречи достаточно выбрать повторяющиеся причины задержек и проверить, сработали ли прошлые решения. Например, если несколько сотрудников ждут одного согласования, полезнее изменить порядок согласования, чем требовать от каждого персонально «работать быстрее».

Что проверять в CRM: дела, обращения и следующие шаги

Задача и дело CRM — разные объекты. Подготовка сложного расчёта может оформляться задачей, а обещанный звонок клиенту — делом в сделке. Для контроля продаж нужны оба вида работы, иначе поручения будут выглядеть выполненными, а клиент всё ещё будет ждать ответа.

Откройте нужную воронку сделок или лиды, если вы используете их в своей CRM. Выберите ответственного и рабочие стадии. В фильтр можно добавить поле «Дела» и отбирать элементы с нужными делами либо без них. Начните с двух отдельных списков: клиентов, которым требуется действие сейчас, и активных сделок без запланированного продолжения.

У фильтров дел есть нюанс: в официальной справке вариант «Просрочены» относится к делам с задержкой более суток, а наступившие сегодня сроки учитываются отдельно. Для полного разбора обращайте внимание также на «На сегодня» и «Пора выполнять». Проверьте состав списка по крайним срокам нескольких дел. Как работают фильтры и счётчики дел CRM.

Одна сделка может содержать несколько дел. Поэтому количество найденных сделок и число дел в счётчике не обязаны совпадать. Аналогично выборка по ответственному за сделку может отличаться от выборки по исполнителю дела.

У каждой приоритетной сделки проверьте три вещи: последнее содержательное взаимодействие, договорённость с клиентом и следующий шаг со сроком. Если клиент попросил вернуться через две недели, зафиксированный будущий контакт вполне объясняет паузу. Если следующего шага нет, сначала выясните причину: отсутствие записи само по себе ещё не доказывает, что менеджер забыл клиента.

Пример: три просрочки, три разных решения

Представим условный отдел продаж. Утром руководитель нашёл три просроченные задачи. Общий счётчик подсказывает, куда посмотреть, но конкретное действие становится понятно только после открытия карточек.

После разбора появилось три конкретных действия, одно из которых должен выполнить сам руководитель. На следующей проверке важно увидеть, выполнены ли договорённости. Если препятствие сохранилось, ещё один перенос срока проблему не решит.

Когда полезно собрать обзор команды на одном экране

Штатные фильтры и отчёты подходят для начала. Общий экран имеет смысл, когда руководитель ежедневно повторяет одни и те же переходы между сотрудниками, задачами и CRM и хочет быстрее находить записи для разбора.

Наше приложение «Панель руководителя: Статус и KPI» показывает статусы сотрудников, количество открытых и просроченных задач, лидов, сделок и дел. Есть карточки и табличное представление; из счётчиков можно перейти к соответствующим спискам. Панель удобна как отправная точка утренней проверки. Причины задержек, договорённости и качество результата по-прежнему нужно разбирать в самих карточках.

Для повседневной работы продавца есть «Панель менеджера»: сводный экран для перехода к лидам, сделкам, задачам и делам. Выбирать общий интерфейс стоит после того, как команда определила порядок работы и нужные показатели.

Перед использованием проверьте состав доступных данных под нужной ролью, условия подписки и разрешения приложения в Маркете. Если показатели расходятся со штатным списком, сравните одни и те же записи, фильтры и момент обновления. Подробнее о назначении показателей — в обзоре панели руководителя.

Чек-лист ежедневной проверки руководителя

Этот список можно использовать как основу внутреннего регламента. Длительность проверки зависит от команды и накопившихся проблем; начните с одного отдела и уточните порядок после первой рабочей недели.

1. Проверить выборку. Нужный отдел, исполнители, воронка, рабочие стадии и актуальность данных.
2. Разобрать критичные просрочки. Сначала обязательства перед клиентами и задачи, от которых зависит работа других людей.
3. Посмотреть ближайшие сроки. Выявить препятствия, которые ещё можно устранить до дедлайна.
4. Принять ожидающие решения. Не оставлять без ответа результаты, расчёты и согласования, поступившие руководителю.
5. Проверить клиентские действия. Новые обращения, обещанные контакты и активные сделки без следующего шага.
6. Зафиксировать договорённости. По каждой разобранной проблеме оставить действие, ответственного и срок.
7. Вернуться к вчерашним решениям. Проверить выполнение, а повторяющиеся причины вынести на еженедельный разбор.

Начните с сохранённой выборки просроченных задач и списка клиентских действий на сегодня. Проведите по ним одну короткую рабочую встречу. Критерий полезности отчёта прост: после просмотра понятно, какое решение принять, кто его выполнит и когда проверить результат.

Ответы на частые вопросы

Почему у сотрудника и руководителя разные цифры?

Проверьте доступ к конкретным записям, роль в задаче, выбранного исполнителя, статусы, период и обновление данных. В CRM отдельно сверяйте ответственного за сделку и за дело. Начните с одной записи, которая попала только в один из списков: так проще найти причину расхождения.

Задача завершена с опозданием. Она должна остаться в списке просрочек?

Список текущих незавершённых просрочек и отчёт о нарушениях сроков решают разные задачи. В первом завершённой работы уже может не быть. Для второго нужны дата завершения и согласованный срок, а при переносах — история договорённостей.

Можно ли оценивать сотрудника только по количеству закрытых задач?

Такое сравнение полезно лишь при сопоставимых поручениях и одинаковых правилах учёта. В остальных случаях дополнительно оценивайте качество результата, сложность, сроки, зависимости и вклад в работу команды.

Нужны ли дополнительные приложения для контроля?

Начать можно со штатных списков и отчётов. Приложение стоит подключать под конкретное неудобство — например, когда сводный обзор помогает сократить повторяющиеся переходы. Сначала определите нужное действие руководителя, затем выбирайте экран, с которого его удобнее начинать.